公開日 2020年12月8日
更新日 2022年8月5日
書面表決による会議運営について
この度の新型コロナウイルス感染症の拡大を受け、地方自治法（昭和22年法律第67号）第260条の2第1項の規定により認可を受けた地縁による団体における総会等の開催方法の取り扱いについて、関係団体からの問い合わせがあることから、書面表決による会議運営の例を掲載します。
書面表決による会議運営の流れ
- 定期総会書面表決のお知らせ、書面表決書、議決書（総会資料等）を区民に配布する。
- 区民から書面表決書を提出してもらう。
- 提出してもらった書面表決書を集計する。
- 集計した結果を区民にお知らせする。
各種様式（参考例）
書面表決のお知らせ、書面表決書
議決結果のお知らせ
<参考> 総務省Q&A
Q.新型コロナウイルスの感染症の拡大を受けて、認可地縁団体の総会等の開催方法について、どのように対応すればよいでしょうか。
A.認可地縁団体の代表者は、少なくとも毎年一回、構成員の通常総会を開かなければならないとされていますが（地方自治法第260条の13）、総会に出席しない構成員は、書面で、又は代理人によって表決をすることが可能とされています（同法第260条の18第2項）。なお、認可地縁団体の構成員は多数に及ぶことに留意が必要ですが、例えば、総会に出席せず、書面で、又は代理人によって表決をする構成員が相当数見込まれる状況において、実際に集まらずとも、出席者が一堂に会するのと同等に、相互に議論できる環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより総会を開催することも可能と解されます。また、規約により役員会を設置するものとされている場合にも、同様の環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより役員会を開催することが可能と解されます。
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